O que é o orçamento base zero?

O orçamento base zero é uma ferramenta gerencial de controle orçamentário capaz de auxiliar os gestores no controle de gastos operacionais partindo da premissa de um limiar que é definido como o custo mínimo necessário para que e empresa produza sem comprometer o andamento de suas atividades.

O orçamento base zero pode ser amplamente usado em pequenas e médias empresas.

É muito comum definir o orçamento da empresa com base no orçamento realizado de períodos anteriores. No “base zero” este comportamento não é aceito. O período que é usado como ponto de partida e base para limite de gastos e direcionamento de recursos é o atual.

Vou explicar melhor... Christian Miguel, em sua matéria publicada na revista Exame PME (set 2010), diz que os gestores devem imaginar as empresas como se somente o amanhã existisse. Para ele, esse é o primeiro passo para implementar o orçamento base zero.

Voltando aos primórdios da administração, encontramos o que talvez foi o primeiro a utilizar o base zero – Taylor. A sua visão racional do trabalho deu origem ao tão conhecido estudo dos tempos e movimentos. A obsessão de Taylor por produtividade dando total ênfase aos processos e tarefas a fim de determinar qual seria o menor custo necessário e torná-lo padrão, mostra-nos que a utilização do orçamento base zero não é nenhuma novidade.

Aplicação

As medidas a serem tomadas para dar início à aplicação do base zero são:

1 - Dividir a empresa em departamentos-chaves que poderá ser administração, marketing, comercial e operações. É importante definir um responsável para cada departamento.  

2 - Listar as atividades correspondentes a cada departamento e depois classificá-las por ordem de prioridade. Essa tarefa será executada pelos gerentes dos departamentos. Cada um dirá quais são as principais atividades e o limiar do seu departamento para que este opere sem prejudicar os demais e a empresa como um todo. 

O processo de definição das atividades mais relevantes não é uma tarefa fácil. Uma dica seria separar aquelas consideradas essenciais a sobrevivência da empresa no pior cenário; outra dica seria identificar a relação dessas atividades com os produtos que apresentam maior margem de contribuição.

3 - Elaborar e apresentar o pacote de decisão – pacote de decisão “é um documento que descreve determinada atividade de tal forma que a direção da empresa consiga analisá-la e compará-la com outras atividades que disputam a alocação de recursos limitados” (Orçamento Empresarial, Cursos Catho).

Cada gerente de departamento é quem vai fazer o seu pacote de decisão e este deve ser visto como um mini projeto que expõe de forma clara os elementos mais importantes e benefícios pela escolha de tais atividades mostrando que sua área merece mais recursos.

4 - Escolher entre todas as atividades, as mais importantes. Após determinado o limiar dos gastos, os gestores escolhem quais as atividades tidas como essenciais comporão esse limiar. As atividades excluídas do plano orçamentário não serão cortadas, elas apenas ocuparão as últimas posições da fila. Como diz o escritor e consultor Stephen Covey em seu best seller Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes – “primeiro o mais importante”.

Talvez a principal desvantagem do orçamento base zero seja a dificuldade de implementação, porém suas várias vantagens terminam por sufocá-las. Um desses benefícios é permitir que os colaboradores dos mais diferentes níveis hierárquicos possam participar desse processo. Não se esqueça... o monitoramento constante é fundamental para a eficácia do orçamento base zero.

João N

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